Невозможно представить себе жизнь современного офиса без телефона. Телефон позволяет значительно сократить время на решение деловых вопросов, увеличить оперативность передачи информации.

Работа с телефоном составляет неотъемлемую часть профессиональных обязанностей секретаря. Телефон, несмотря на развитие современных компьютерных информационных сетей, остается наиболее часто используемым средством коммуникации.

Необходимо помнить о некоторых правилах, связанных с телефонными разговорами:

• На телефонный звонок отвечайте сразу;
• Назовите себя, сообщите название вашего учреждения или отдела;
• Говорите любезно, избегайте сухого и властного тона.
• Не набирайте номер по памяти, если не уверены в его правильности;
• Если во время разговора телефон случайно отключился, перезванивает, тот, кто звонил;
• Никогда в начале разговора не спрашивайте «Кто говорит?», т.е. не превращайте разговор по телефону в игру «Угадайка»;
• Частные разговоры неудобно вести в присутствии других лиц. Поэтому, позвонив по личному вопросу, вначале поинтересуйтесь, если возможность говорить;
• Говорите на работе по телефону коротко;
• Если на 5-6-й сигналы вам не отвечают, вешайте трубку;
• Учитывая возможность неверных соединений телефонных номеров по техническим причинам или по вашей собственной ошибке, нелишне, прежде чем давать указания и распоряжения, осведомиться, туда ли попали;
• К разговору по телефону надо готовиться заранее. Это поможет выработать навык правильно и кратко вести переговоры. Запишите заранее на бумаге все, что вы собираетесь сказать.
• Разговаривая по телефону, не прикрывайте микрофон рукой – голос должен идти прямо в микрофон. Говорите четко, достаточно громко (но не кричите).
• Используйте самую низкую часть вашего регистра, если у вас высокий голос. Телефон искажает голос, и это надо учитывать. Не обрывайте разговор.
• Опускайте трубку плавно и после того, как другая сторона уже сделала это.

Журнал «Секретарское дело» №1 2002 год