Организация приема посетителей имеет другую менее изученную, но актуальную сторону, включающую функции обеспечения информационной безопасности деятельности фирмы.

Профессионализм секретаря-референта предполагает сочетание в его лице умения организовать эффективную и полезную для фирмы работу с посетителями и одновременно выполнить ее таким образом, чтобы была сохранена конфиденциальность и целостность ценной информации, достигнута безопасность деятельности фирмы.

Угроза информационной безопасности, исходящие от посетителей-сотрудников, могут наступить в случае, если эти сотрудники являются злоумышленниками (тайными представителями конкурирующих фирм, агентами служб промышленного или экономического шпионажа, криминальных структур) или их сообщниками.

Состав угроз может быть самым разнообразным, от кражи документов со стола руководителя до выведывания нужной информации с помощью хорошо подготовленного перечня на первый взгляд безобидных вопросов. При приеме руководителем любой категории посетителей секретарю следует соблюдать следующие основные правила организации приема:

Руководители не должны принимать никаких посетителей в период времени, выделенного для творческой работы с документами и базами электронных данных, особенно конфиденциальными.

При вызове кого-либо из менеджеров, в связи с работой над документом, на столе руководителя должен находиться только тот документ, с которым он работает. Другие документы следует хранить в запертом сейфе или металлическом шкафу. Целесообразно, чтобы в этот период времени в кабинет руководителя не заходили без вызова, в том числе и лица, имеющие право свободного входа в кабинет.

Посетители, в том числе сотрудники фирмы, не должны входить в кабинет руководителя в пальто, шубе или иметь при себе объемные кейсы, чемоданы, сумки. Эти вещи должны оставаться в приемной.

Не допускается оставлять посетителя одного при выходе руководителя из кабинета. Во время отсутствия руководителя никто из посетителей или персонала фирмы не должен входить в его кабинет.

В целях ограничения возможностей получить сведения за счет неупорядоченной организации труда руководителя, суеты в работе с документами и посетителями для приема следует выделить специальные часы, в течение которых руководитель не должен работать с документами, не относящимися к визиту того или иного лица, или вести деловые переговоры по телефону.

Различные категории посетителей целесообразно принимать руководителем в разные часы. Это связано с тем, что при объединении в приемной руководителя сотрудников фирмы и посторонних лиц посетитель-злоумышленник может получить значительный объем ценной информации о составе сотрудников, направлениях их деятельности, чертах характера и т.д.

В часы приема посетителей любые сотрудники фирмы могут посещать руководителя только по вызову и только по вопросу, связанному с визитом конкретного посетителя. Кроме того, выделяются часы приема сотрудников фирмы по личным вопросам.

Журнал «Секретарское дело» №1 2000 год